Krajowy System e-Faktur (KSeF) to polski system umożliwiający wystawianie i udostępnianie faktur w ustrukturyzowanej postaci. Ustrukturyzowane faktury to pliki XML zgodne ze strukturą logiczną opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP.
Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wejdzie w życie 1 lutego 2026 r. dla dużych podmiotów o sprzedaży powyżej 200 mln zł, a od 1 kwietnia 2026 r. obejmie pozostałych przedsiębiorców; podatnicy zwolnieni z VAT zostaną objęci systemem od 1 stycznia 2027 r.
- Przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy podatku VAT;
- Przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT (obowiązkowa data przystąpienia to styczeń 2027 r.);
- Podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadający polski identyfikator podatkowy NIP;
Do KSeF nie wyślemy:
- not korygujących, dokumenty te zostały zastąpione w KSeF specjalnym rodzajem faktury korygującej, umożliwiającej poprawę danych sprzedawcy, nabywcy lub podmiotu trzeciego;
- faktur Pro Forma;
- krótszy czas na uzyskanie zwrotu VAT z 60 d0 45 dni;
- brak obowiązku przechowywania i archiwizacji dokumentów. E-Faktury na serwerze Ministerstwa przechowywane będą przez 10 lat;
- zniesiony zostanie obowiązek dostarczenia Jednolitego Pliku Kontrolnego JPK_FA dla transakcji zarejestrowanych po dacie przystąpienia do KSeF. Organ podatkowy będzie mógł jednak żądać JPK_FA dla dokumentów zarejestrowanych wcześniej;
- uproszczony obieg dokumentów;
Przygotowaliśmy specjalne aplikacje do obsługi faktur elektronicznych, spełniające najnowsze wymagania i regulacje Ministerstwa Finansów.
Nasze rozwianie do obsługi KSeF utworzyliśmy z myślą o Klientach, którzy korzystają z zagranicznych systemów ERP, działających na serwerach zarządzanych przez ich spółki-matki. W takich systemach obsługa KSeF raczej nie będzie zaimplementowana, a polskie filie tych firm będą musiały znaleźć obejście tego problemu.
Sądzimy, że uruchomiona w kwietniu 2022 bezpłatna Aplikacja Podatnika będzie podstawowym narzędziem do zarządzania otrzymanymi fakturami zakupu i uprawnieniami użytkowników. W przedsiębiorstwach, które wystawiają do 20-30 faktur sprzedaży miesięcznie, Aplikacja Podatnika pozwoli także na efektywne wystawianie (tworzenie i wysyłanie) faktur sprzedaży.
Jednak dla Klientów, którzy miesięcznie tworzą więcej (np. kilkaset) faktur sprzedaży, potrzebna będzie dodatkowa automatyzacja. Jednym z problemów jest przekształcenie obecnych faktur sprzedaży na postać zapisaną w formacie wymaganym przez KSeF. W niektórych przypadkach może się okazać, że najlepszą (bo najbardziej kompletną) postacią danych wejściowych będą dotychczas używane faktury sprzedaży, zapisane w postaci plików PDF.
Konwersja z plików PDF może być również najkorzystniejszym rozwiązaniem dla tych Klientów, u których finalna faktura powstaje w wyniku skomplikowanych procesów i reguł odbywających się w systemie ERP. Odwzorowanie tego przebiegu na „surowych” danych pobranych z tablicy systemu może okazać się karkołomne, podczas gdy finalny plik PDF zawiera już kompletne informacje potrzebne do utworzenia faktury ustrukturyzowanej.
Dodatkowo nasz program umożliwia ostemplowanie dokumentu kodem QR. Oznaczanie faktury kodem QR stanie się obowiązkowe wraz z dniem wprowadzenia obligatoryjnego KSeF, czyli dla dużych podmiotów w lutym, a dla pozostałych w kwietniu 2025 roku. Obowiązek ten wystąpi w przypadku, gdy „odbiorca nie ma dostępu do systemu KSeF”. W praktyce dotyczył będzie transakcji zagranicznych WDT, eksportu czy dostaw podlegających opodatkowaniu poza terytorium Polski.
Nasze rozwiązanie do obsługi KSeF opracowane zostało w popularnej aplikacji MS Access, która jest częścią pakietu biurowego MS Office. Rozwiązanie to nie wymaga instalacji, otrzymane pliki wystarczy zapisać na lokalnym lub sieciowym dysk w przedsiębiorstwie by móc z nich korzystać.
Nasze rozwiązanie do obsługi KSeF stanowią trzy komponenty:
1. Konwerter plików PDF
2. Interfejs użytkownika do bazy danych aplikacji
3. Program wysyłający
W języku polskim
In english
W języku polskim
In english